Dicas para uma Oratória eficaz

Boa tarde pessoal,

Esse texto que estou dispondo a seguir traz dicas valiosas de como fazer uma apresentação com eficiência, sabendo aproveitar ao maximo todos os recursos possíveis. O Poder da oratória agrega muito valor no modo de se expressar no dia a dia, e com essas dicas tenho certeza que vocês irão obter maior êxito nas suas apresentações e também no modo de se expressar diariamente nas mais diversas situações.
Esse Texto é de Paulo Blikstein e foi retirado do site da unicap.

Como fazer uma apresentação

1. Preparação: a Ficha Mental 1.1. O que é Ficha Mental? A Ficha Mental é um roteiro para guiar o comunicador em aulas, apresentações, abertura e condução de reuniões ou em outras situações de comunicação (entrevistas, telefonemas, etc). A Ficha Mental tem, pelo menos, três grandes vantagens: - Confere ao comunicador segurança, clareza e objetividade, na medida em que pode organizar a seqüência lógica das idéias, e programar o domínio do ouvinte e do território. - Faz com que o comunicador mantenha a direção e "venda" a idéia ou objetivo básico ao público-alvo num tempo adequado e bem administrado. - Possibilita ao comunicador enfrentar com tranqüilidade questões difíceis ou comprometedoras. Para preparar uma Ficha Mental devemos seguir os itens abaixo. 1.2. Inventário O inventário é a fase inicial da preparação da Ficha Mental e consiste no levantamento de informações, idéias, argumentos, ganchos e recursos audiovisuais a respeito do tema. 1.3. Seleção Após o inventário, devemos escolher as informações principais e imprescindíveis, considerando sempre três fatores decisivos: - Tempo disponível; - Objetivo da apresentação; - Público-alvo. 1.4. "Costura" Depois de selecionar as informações, devemos organizar a mensagem numa seqüência lógica de idéias, argumentos e ganchos. É muito importante planejar um gancho na introdução e outro na conclusão, a fim de "ganhar" o ouvinte no início e no final da apresentação. No caso de apresentações em grupo, é sempre recomendável que um apresentador passe a palavra para o colega seguinte mantendo a continuidade e criando uma expectativa positiva sobre a próxima fala. 1.5. Investimento Distribuição proporcional do tempo e das técnicas/recursos que devem ser dedicados a cada idéia ou argumento, em função do objetivo a ser "vendido" ao público. É importante investir tempo na conclusão, lembrando sempre que "bem está o que bem acaba": o final da apresentação possivelmente será mais lembrado do que todo o resto. No exemplo abaixo, o apresentador "investiu" 6 minutos (30% do tempo total) nas vantagens e resultados da proposta. Exemplo: APRESENTAÇÃO DE 20 MINUTOS I) Introdução (4 min) 1 min Tema 1 min Plano de apresentação 2 min Importância do tema II) Desenvolvimento (10 min) 2 min Histórico 4 min Problemas 4 min Alternativas III) Conclusão (6 min) 3 min Vantagens 2 min Resultados 1 min Objetivo final - Utilize ficha-cola para auxiliar a ficha mental. Elabore uma "ficha" com palavras ou frases-chave que sirvam como lembretes da seqüência da apresentação. Destaque os pontos essenciais e marque com outra cor aqueles que poderão eventualmente ser descartados no caso de falta de tempo. Exemplo: 1. O que é Marketing. 2. Plano de marketing antigo. 3. Resultados anteriores. 4. Contratação da consultoria. 5. Novo plano de marketing. 6. Novos resultados. 7. Conclusão: novo plano. - Procure sempre conhecer o território e o ouvinte. Território: tamanho da sala, acústica, horário e duração da palestra (manhã, tarde ou noite), atividades anteriores e posteriores à palestra, equipamentos audiovisuais, compatibilidade de software e hardware, disposição de mesas e cadeiras, espaço para movimentação. Ouvinte: número de pessoas, nível cultural, interesses, expectativas em relação ao tema, preferências político-ideológicas, religiosas, esportivas e características regionais. 1.6. Recomendações - Tenha fichas mentais prontas Para não ser "apanhado de surpresa", desenvolva o hábito de preparar fichas mentais referentes aos assuntos e temas que envolvam as suas atividades, bem como os objetivos da organização. Além disso, tenha sempre preparada uma ficha mental da sua auto-apresentação. - Brainstorming de perguntas Com o auxílio de um colega, ensaie respostas para perguntas difíceis, constrangedoras ou absurdas, para "testar" e aprimorar sua reação: "Achei a apresentação muito superficial. É só isso que você tem para apresentar?" "Você falou muito da Ucrânia. Qual a capital do país?" "Você escreveu exceção com dois "esses"! "Desculpe, posso atender meu celular?" "Acaba logo que a gente quer almoçar?" - Utilize contornos estratégicos em questões difíceis Use comentários, observações. Perguntas ou lembretes para ganhar tempo e preparar uma rápida ficha mental, a fim de responder a questões "difíceis": "Antes de responder, eu gostaria de saber o seu nome (com um sorriso)..." "O Pedro (ou Simone) me perguntou se... Essa é uma ótima pergunta..." "Essa é uma pergunta muito pertinente...". - "Ensaie" e memorize a ficha mental. Nunca faça uma apresentação sem ensaiar (mesmo que rapidamente). Somente nos ensaios é que percebemos se o tempo é ou não suficiente, se nosso vocabulário é insuficiente ou se as explicações não estão claras. 2. Execução 2.1. Visualize e "alivie" a mensagem - mantenha contato visual com a platéia: observe e controle o comportamento dos ouvintes; - movimente-se no território da comunicação; - seja conciso: cuidado para não se perder em longas explicações; - oriente a platéia: informe-a da seqüência da apresentação; - enfatize com gestos, postura e movimentos; - utilize entoações, pausas e volume da voz para destacar os ganchos e os pensamentos principais; - sofistique os recursos audiovisuais: slides e/ou transparências com gráficos, figuras, imagens, frases de efeito; - seja icônico (visual) e "cool" (suave); - se o assunto for muito técnico, estabeleça conexões com o cotidiano e use exemplos práticos. 2.2. "Ganhe" o ouvinte - Na abertura e na conclusão utilize ganchos e ruídos positivos. - Na abertura, por exemplo, podemos usar um slide com apenas uma imagem e pedir a determinados ouvintes que indiquem o tema da apresentação. - Na conclusão, planeje sempre algo que marque o público: um citação, um pensamento, uma imagem que resuma os resultados do projeto, uma pergunta etc. 2.3. Empregue vocabulário padrão "ao alcance de todos". Avalie o repertório da platéia e use o vocabulário adequado. Sempre traduza expressões em outros idiomas, mesmo que pareçam "fáceis" ("downsizing", "exposure", "asset management", "benchmarking", "corporate", "software", "hardware"). É importante também explicar o significado de siglas (MSDN, ICQ, HTML, FSP, OESP, MS etc). 2.4. Dê um "toque humano"': utilize termo emotivos e crie empatia. Utilize citações, faça referências a personalidade carismáticas, conte experiências pessoais ligadas ao tema. 2.5. "Mexa" com o ouvinte, provocando respostas. - Faça perguntas "dirigidas". "Carlos, eu sei que você gosta de computadores. A internet mudou a sua vida?" "Cristina, você já teve algum problema com seu banco?" "Roberto, como você aplica seu dinheiro?" "Vocês sabem como é fabricado um avião?" 3. Precauções 3.1. Procure Ter uma visão global e crítica da situação - Tenha sempre em mente: - Estar em sintonia com o repertório do destinatário. - Cuidar dos estereótipos. - Avaliar o contexto da comunicação - Evite ruídos negativos - Comentários depreciativos. - Projetor ou televisão ligados sem necessidade. - Anotações impertinentes na lousa ou no flipchart. - Objetivos pessoais desorganizados/vestuário desalinhado. 3.2. Cuidado com - Desorganização - Incoerência - Falta de motivação - Falta de empatia - Falta de clareza - Falta de contato visual: olhar para o infinito, olhar só para um determinado ouvinte (chefe, diretor, professor etc). - Voz baixa - Falta de entonação: tom monocórdio - Gestos e/ou movimento exagerados ou conflitantes - Postura rígida e autoritária - Monotonia - Excesso ou falta de formalidade: procure adequar o "tom" da apresentação ao público alvo - Uso inadequado ou mistura de registros e níveis lingüisticos (gíria, linguagem chula etc) - Uso do clichês, lugares comuns e frases feitas, a não ser que seja intencional: "Como diria o poeta..." "Tudo é relativo" "Minha/sua vida daria um livro" "Depende da cabeça de cada um" "Todo mundo me conhece aqui...." "Basicamente é isso...", "É isso aí". 3.3 Não peça desculpas por antecipação nem decepcione o público "Não deu tempo para preparar a apresentação" "Eu tinha muito mais o que falar" "A apresentação não está muito boa" "Eu ia trazer alguns folders, mas não consegui pegá-los" "O xerox dos handouts não ficou pronto" "Vocês não vão entender nada dessa parte, mas..." "Vocês não devem ter entendido nada, mas é isso aí..." "Não sei se fui claro..."